« Lorsque je rentre à la maison après une journée de bureau, en ne me consacrant qu’à une seule activité, j’ai presque l’impression qu’il manque quelque chose. J’ai le sentiment d’être dans l’inachevé. Alors que ma journée est finie et que je devrais me consacrer pleinement à ma famille ! » Pour Nada, comme tant d’autres femmes, il est devenu commun de passer ses journées et ses soirées à faire plus d’une chose à la fois. Pourtant, scientifiques et nombre de managers ont pris conscience qu’être « multitâche » rend moins performant. C’est que nous autres simples mortels, nous ne sommes pas des machines.

Multitâche, oui, mais…

À l’image d’un PC qui ralentit au fur et à mesure qu’on sollicite ses diverses applications – au point de finir par « buguer » -, nous espérons finir plusieurs dossiers à la fois, animer une réunion tout en répondant à nos mails, en pensant pouvoir nous concentrer sur toutes ces tâches à la fois. Pourtant, il est avéré que cela nous rend moins productives. Être multitâche, cela signifie faire passer notre concentration d’une activité à l’autre en nous donnant l’illusion que nous parvenons à faire les choses de façon simultanée. En réalité, nous perdons du temps à mesure que la complexité des tâches augmente. À cela, viennent s’additionner des modes de management et une « géographie » de l’entreprise qui ne facilitent pas toujours la concentration et la discipline. Il faut le savoir : un cadre qui évolue en « Open Space » est généralement interrompu toutes les 11 minutes et il lui faut généralement 25 minutes pour revenir à la tâche précédente. Pourtant, nous sommes bien souvent les premiers à nous interrompre avant d’être interrompus par les autres. Oui : qui ne vérifie pas ses mails ou sa messagerie téléphonique au beau milieu d’une réunion ou d’un dossier à finaliser ? Pour toutes les tâches qui demandent un peu de concentration, chaque interruption va allonger de manière considérable le temps qu’il vous faut pour réaliser la tâche. À cette école, beaucoup de managers et de chefs d’entreprises évaluent les méfaits en termes de productivité, parce qu’ils s’obligent à traiter leurs mails lorsqu’ils arrivent. Cette seule action peut diminuer de manière drastique votre efficacité. Multitâche et interruption sont très liées.

Diviser sa journée, un gain de temps payant

Plusieurs écoles de management recommandent vivement de planifier les moments d’interruption de votre journée : vous pouvez choisir d’opter pour une période précise allant d’une heure à deux heures, pendant lesquelles vous choisissez de cumuler les tâches : mails, rangement, relance téléphonique, etc. Un autre scénario est envisageable : regrouper vos interruptions en début ou en fi n de journée, notamment pour ce qui est de la consultation de vos mails. Et surtout, en y réfléchissant, bien peu de métiers nécessitent d’être à l’affût de l’arrivée d’un message qui vient d’atterrir dans votre boîte mail ! Votre première sensation sera certainement de retrouver une certaine quiétude. Celle de pouvoir prévoir des périodes de travail plus intense et donc plus productives. Vous n’aurez plus l’impression d’être sous la pression des mails. En diminuant votre charge de stress, cette nouvelle politique vous permettra même de hiérarchiser vos priorités. Après tout, il est assez rare qu’une chose ne puisse pas attendre quelques heures.

■ Mieux vaut avoir 3 ou 4 périodes de travail intense dans la journée plutôt que d’avoir une production moyenne toute la journée.

■ Déterminez 2 moments dans la journée pour consulter vos emails en expliquant à votre entourage votre dispositif.

■ Identifiez votre niveau d’énergie durant les différents moments de la journée pour déterminer le moment de la journée où vous êtes généralement le plus productif possible.

■ Réservez les activités qui sollicitent peu votre attention pour les moments où vous avez peu d’énergie.